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专注的艺术:致管理者的三大建议

告诉我实话:你有没有在开电话会议的时候(即便在跟某人一对一地电话会议)时回邮件?你有没有在开会的时候带上你的笔记本,假装记笔记实际上却漫无目的地上网?你有没有午间或者晚上在你的办公桌吃饭?你有没有在开车的时候打电话甚至偶尔发发短信?即便你知道不应该这样!

为什么25%到50%的人都在抱怨,他们被工作压垮了,他们被工作整得焦头烂额?为什么?

除了工作时间长以外,很有可能是因为我们花了很多连续的时间同时在玩杂耍似的做很多件事情。

这种工作模式让我们失去了很多东西。其中最重要的是,我们没有了工作间的停顿点和完成点——科技让工作状态与非工作状态之间的界限变得模糊。我们走到哪,工作就通过我们的电子设备,以一股不屈不挠的侵略精神跟到哪。就像一股我们不能不抓的痒痒,尽管我们知道搔抓会让情况变得更糟。

专注的艺术:致管理者的三大建议

但最大的成本还在于,假设在这种状态下你还没有崩溃的话,你的效率实实在在地降低了!一部分原因是,你分散了精力——你同时在做很多件事,但是却没有集中精力做其中的任何一件事情。还有部分原因是,当你从眼前正在专注的一件事情转移到另外一件事情时,实际上你完成先前那件事情的时间成本会增加25%。

但是最最阴险的是,因为你始终处于忙碌状态,你始终在做些什么,所以你实际上是在无情地消耗你一天中的所有精力。结果就是,在过去的每一个小时,你实际的的可支配精力反而更少了。基于我自己的亲身经历,我很清楚这一点。当我在某段时间内专心于写作而不受打扰,并在一段时间后离开我的书桌实实在在地放松一会儿时,我写的东西是其他情况下的两到三倍。

专注的艺术:致管理者的三大建议

对一个组织来说,提高效率,激发更多的创造性思考的最好方式是:鼓励员工在有限的一段时间内完全专注,然后留出几个小的时间段,真真正正地休息,清醒大脑。如果你是一名经理,这里有三个建议可供参考:

维持会议秩序。把会议时间定在45分钟左右,而不是一小时或者更长。这样,与会者可以始终保持注意力集中,并有时间反思会议中讨论的重要内容,并在下一个任务之前恢复过来。还有,你需要把所有的会议时间都定在一个确切的时间点,并要求员工在会议期间关闭所有的电子设备。

不要再要求或者期望你的员工时刻处于即时回复状态。这会强迫你的员工时时刻刻都处于待命状态,分散他们的注意力,让他们很难在他们自己认为重要的事情上集中精力。让他们在特定的时间内关掉电子邮件,如果事情很紧急,你可以打电话给他们。

鼓励员工适当休息。在一天当中起码留出一个时段,鼓励你的员工停下手头的工作休息一下。你可以提供一个下午时段的瑜伽,或者冥想课程,组织一次团队的散步或者锻炼,或者开辟一个专门的休息区,让员工可以适度地放松或者小憩。

在所有这些建议中还有一个核心,那就是当你在工作的时候,你必须全神贯注,但是你必须限定在一定的工作时间内;当你在休息的时候,你也必须完完全全地休息。一张一弛,松弛有度,你就不用时时刻刻活得那样压抑和被动!

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