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项目经理不简单

小M是一名毕业于名牌大学软件专业的研究生,在学校中随导师参加过一些国家级的科研项目。毕业后,小M如愿加入某知名IT公司。

为了适应管理要求,该公司已经引进并实施了“项目型”管理模式,企业内按行业划分成事业部,项目是事业部最基本的业务运作单位;各事业部内设专职的项目经理,项目经理对项目的全过程负责,因此是公司最重要的基层管理角色之一。

小M觉得,项目经理受人尊重、令人羡慕。不仅羡慕他们每次完成一个项目回到公司后受到英雄般的欢迎,跟公司高层可以面对面直接沟通,还有老客户、老同事经常寄来的土特产。就拿小M的顶头上司事业部总经理S总来说,原来是做技术的,后来成了项目经理,之后连续做了几个大项目,就成了领导眼里的“红人”,在客户那里也有很高威信。现在,年纪轻轻已经成了一名总经理,独立负责了公司的一大块业务。

项目经理也是公司的稀缺资源。由于公司的项目技术性比较强,需要既懂得IT技术又具备项目管理技能的人才,因此鼓励技术人员转型做项目经理。小M觉得自己符合项目经理的要求,但是,做一名项目经理是个严肃的职业选择,在进入亮丽的光环之前,首先需要弄清楚,项目经理是干什么的?

于是,小M找到了S总,谈了自己的想法,希望得到S总的指导。S总热情接待了小M,并回答了小M的问题。

小M首先问:“S总,请问项目经理是个什么样的角色呢?”

S总说:“项目经理是公司委派的负责实现项目目标的个人,是公司授权的项目负责人,是项目的直接组织者和领导者。项目经理对外代表公司与客户和分包单位进行联系,处理合同有关的商务事宜;对内全面负责项目的实施。一些企业中由职能经理代替项目经理,项目经理是兼职和客串的角色。这种兼职的项目经理实际上并不承担上述职责。”
小M接着问:“那项目经理的具体职责是什么呢?”

S总说:“公司里的项目经理的职责有三个方面:

  • 对项目全过程进行组织和管理,按预期交付项目的成果;
  • 管理客户关系,以取得客户对交付的成果及过程的最满意评价;
  • 管理项目团队,使之高效而又愉快地工作,并获得最满意的工作体验。

也就是说,一个合格的项目经理必须同时做到 ‘按预期交付成果’、‘让客户满意’、‘让员工满意’。”

小M又说:“那IT项目经理的主要任务是什么呢?”

S总说:“第一,支持售前过程。IT项目一般比较复杂,交付风险比较大,需要在合同中约定工作范围、进度计划,要估算成本和人力资源。项目经理近距离地了解需求、资源等约束,制定的项目实施方案才会切实可行。参加售前过程不仅有助于项目经理深入了解客户需求,也可以帮助客户了解项目经理的能力。有的时候,客户会因为相中‘项目经理’而促成合同的签订,甚至要求将锁定某位项目经理作为合同的条件。

第二,负责项目交付。签订合同之后,项目经理负责围绕预期目标、遵循确定的规范执行项目。项目经理不仅要制定思路清晰、考虑周密的计划,还要调集资源、委派任务,推进计划的执行;过程中,还要及时处理出现的问题,定期向有关人员汇报进展,保证在规定的时间和预算内交付项目成果。

第三,完成项目收尾。完成交付成果之后,要将成果移交给客户,确保客户可以稳定地使用系统。然后,将后续服务移交给服务部门,确保客户得到持续的服务保障。项目经理交付的成果直接决定客户满意度、影响客户是否愿意付款,因此公司里还要求项目经理负责完成收款工作。

第四,管理干系人的关系。一个IT项目可能涉及投资方、客户、分包单位、合作伙伴,甚至可能包括政府、社会等各方面的关系;面对的‘客户’也不是一个人,而是一个群体。项目经理作为各方的桥梁和纽带,要随时处理各方信息,保持密切沟通,解决矛盾冲突,只有这样才能让‘客户’满意。

第五,管理项目团队。由于项目团队的临时性,项目经理需要花费很大的精力寻找合适的资源,优化资源配置,建立合理的组织结构,确定清晰的职责分工。项目过程中还需要通过各种措施进行团队建设,打造高效团队。”

从这些工作任务的性质来看,项目经理是项目的推动者,也是关系的协调者。

小M感叹道:“原来项目经理要面对那么多人、负责那多事,还要确保项目的成功,这是多么有挑战的一件事啊!”

S总:“确实,项目经理往往是决定一个项目成败的关键人物,要求素质高、综合能力强、职责范围广,几乎涵盖了一个CEO的范畴。所以,项目经理也被戏称为‘迷你’CEO。”

但是,项目经理是条无悔路,后面可能遇到的困难无数,如果半路发现实际情况和最初想象有很大的差距,觉得自己不适合做项目经理,那问题可就大了。因为,这不仅对客户和团队会造成非常大的不利影响,对自己也非常不利,毕竟技术的发展实在是太快了,再想退回到技术路线的难度也很大。

小M非常想知道,到底自己适合做项目经理吗。于是再次找到了S总。

S总说:“是否适合首先考虑的是个人素质。具有不同素质的人对同样的事情会采取完全不同的反应。项目经理是项目中的瞩目人物,一旦做出失当的反应,会影响多方人员,因此对素质有比较高的要求。

素质包括性格特征、能力倾向和处事态度等。尽管谁都可以做项目经理,但真实的情况是可能某些人更适合做项目经理,甚至IT圈子里很多人都认为项目经理是天生的。当然,‘天生项目经理’并不是说他们不需要学习和实践,而是说具备某些素质的人员担任项目经理可以充分发挥特长,从而比较自信,发展得也比较顺利。

反过来,有些人确实不太适合做项目经理,所以需要慎重选择。例如,一个人天生就不善言辞,不愿意与人打交道,如果让他去跟客户谈判,不停地‘讨价还价’,他的心理就会承受很大的压力。一旦突破了心理承受能力极限,可能会放弃最初的选择。当然,这也不是说不善言辞一定就做不了项目经理,只是要比其他人付出更多的努力,可能在成长的路上会艰苦一些。”

小M问:“那么‘天生的项目经理’具备的素质是什么呢?”

S总说:“可能很多素质都是必要的,但有几个基本素质不仅重要,而且先天赋予的成分较多。

第一,领导力。领导力是指通过他人来完成工作的能力。项目经理虽然是项目领导核心,但需要依赖团队完成任务。由于项目组的动态性和临时性,项目经理对于团队成员并不具备完全的管理权力,更多需要将一组成员凝聚成一个团队,激发和影响他人为了一个共同的目标而努力工作。

领导力重要并不意味着‘领导’是‘官’,领导应该是个‘领头的’,跟大家是平级的,但是却走在别人的前面。不仅要求别人做到的事自己先做到,而且知道‘下一步’应该干什么,下一个目标在哪里。项目经理的口号应该是‘跟我冲’,而不是‘给我上’。

‘领导力’其实很好判断,如果让一组人在一个封闭的环境中让他们共同去完成一个任务,但是不说明谁是这组人的负责人。不用长时间就会发现,这组人中有一个人(或几个人)会自然而然地成为了领导者。

第二,责任心。项目执行过程中,会遇到很多困难,经常会超出原先的想象。这个时候,能够帮助项目经理坚持下去的可能只有‘责任心’。

具备强烈责任心的人,出于对承诺的负责,会倾尽全力达成目标而不言放弃,因此也是可靠、可信的人。这样的人,公司、客户和团队才会对其放心,才会全力支持。

具有强烈责任心的人,还有个特点,会非常注重细节,能主动发现问题。他会不自觉地在脑子中模拟一件事的执行过程,设想各种意外情况,考虑如何应对。这样的人就是我们常说的‘操心命’,但这样的品质在项目管理中特别有用,有助于发现潜在问题、防范潜在风险,这样的人也比一般人看得远,想得透。

第三,积极主动。桌子上放着半杯水,消极的人会说‘唉!只剩半杯水了’,而积极的人会说‘耶!我们还有半杯水’。项目经理需要成为后者,总是能同时看到事情‘有利’和‘不利’的两个方面,善于利用自身的优势转变局势。

积极主动的人最大的特点是不抱怨。项目经理是‘主心骨’,主心骨乱了,项目也就乱了。项目经理必须时刻保持好的心态,如果团队始终看到一个信心满满、镇定自若的项目经理,大家也会充满信心。如果团队总是看到一个整天愁眉苦脸、满腹牢骚的项目经理,大家可能担心他随时会撂挑子,士气可想而知。

积极主动的项目经理会积极寻找方法,相信‘方法总比问题多’。他们能够引导大家集思广益寻找方法,领导团队走出困境。

积极主动的人会提出建设性意见,从而更容易获得帮助和支持。被敌人包围了,一个指挥官报告说:‘我被包围了,该怎么办?’

而另一个指挥官报告说:‘我被包围了,需要空中支援。’哪个更容易获得帮助?显然是后者。因为,向司令部解释清楚复杂的状况就不是件容易的事,还要他们帮你做出决策,贻误战机不说、决策也不一定正确。其实,最能提出正确建议的人正是掌握丰富信息的一线指挥官。

第四,压力承受。项目中会出现各种突发事件,有时需要忍受极大的压力。有压力承受能力的人当困难来临的时候仍能镇定自若,仍能冷静思考,即使在无能为力的时候,还能保持‘风度’和‘幽默感’,从而稳定军心、解决问题。”

S总说:“有一个项目经理在半夜3点、离系统正式运行4个小时前发现一个凭证打印错误,可能直接影响第二天业务的正常运行。他连夜把程序员叫过来修改程序,在别人忙得焦头烂额的时候,他自己却在旁边的椅子上呼呼大睡。别人问他:‘这个时候你还能睡得着?’他说:‘我现在帮不上忙,现在能做的事就是让大家放松点。明天才是我该紧张的时候’。这时候能睡着,才需要真正的抗压能力。”

小M听得非常入神,但是仍不知道自己是否满足这些素质要求。S总拿出了一张表,告诉小M这是从公司一些优秀的项目经理身上抽取的行为特点和思维习惯,你可以参考看看,自己是否是这样的人:

  • 对复杂问题,会去考虑“怎么思考”,再去思考要思考的问题。
  • 能够从操作层面、细节层面考虑计划的可行性,并主动征求他人意见。
  • 时刻关注质量,深信质量是决定成败的要素。
  • 众说纷纭的时候,会选择到现场获得一手资料,独立思考和判断。
  • 先设想事情最坏的结局是什么,再努力避免无法挽回的错误。
  • 遇到困难时积极寻找解决问题的方法,而不是找“行不通”的借口。
  • 失败时勇于承担责任,而不是急着解释原因和推卸责任。
  • 犯了错误之后一定会总结经验教训,保证不犯重复的错误。
  • 与人沟通时会有意识地换位思考,试图理解如果我是对方会怎样。
  • 倾听时脑子想的是“对方的想法是什么”,而不是想怎么给对方一个回答。
  • 评价他人的时候会先看优点再看不足。
  • 有问题当面谈,背后不飞短流长。
  • 有人向你抱怨和指责他人时,第一反应是为不在场的人说好话。
  • 如果有两方在你面前争执,不听完双方的表达绝不下结论。
  • 谦虚认真、不懂就问,不为了面子装内行。
  • 认可别人比自己强,认为需要别人帮助。
  • 至少有一项业余爱好可以让自己放松。
  • 能够忘却烦心事,不将烦恼带出办公室。
  • 一旦开始项目就必须要看到结果,没人赶你走就坚决不离开项目。
  • 泰山压顶的时候,至少可以做的一件事是保持“风度(镇定)”。
  • 对无能为力的事,仍能保持乐观和幽默。

S总说:“如果你对这些问题80%以上的回答都是肯定的,说明你具有一名优秀项目经理的潜质,选择项目经理作为自己的职业方向,就会有比较顺畅的路径和光明的未来。”

项目经理的知识和技能几次谈话之后,S总通过观察觉得小M是个好苗子、“天生项目经理”;小M成为项目经理的意愿也非常强烈,恨不得立刻买本书,投入项目管理的学习中去。

S总向小M推荐了几本项目管理方面的书,但同时强调:“项目管理是实践性很强的学科,项目经理不仅要掌握项目管理知识,还要掌握实践技能和人际关系的软技能,而且这些知识和技能不是光从书本上就可以得来的,需要通过多种途径学习和掌握。”

作者潘东,1998年毕业于上海交通大学计算机系,获博士学位,同年加入联想集团。2001年随联想集团的分拆加入神州数码。现任鼎捷软件股份有限公司(原神州数码管理系统有限公司)副总裁,中国软件协会过程改进分会副会长。

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